Revit worksharing opzetten: hoe werkt het centraal model?

Worksharing splitst een Revit-project in een centraal model en persoonlijke lokale kopieen.

Worksharing is de methode waarmee meerdere tekenaars tegelijk aan hetzelfde Revit-project werken. In plaats van dat iedereen in hetzelfde bestand op de server tekent, staat er een centraal model op een netwerklocatie en werkt elke gebruiker in een eigen lokaal model op de eigen pc. Wijzigingen gaan heen en weer via de opdracht Synchroniseren met centraal.

Het centraal model bewaart de master-versie en houdt bij wie welk onderdeel bewerkt. Het lokaal model is jouw persoonlijke werkkopie. Zolang je niet synchroniseert, ziet niemand anders jouw wijzigingen en zie jij die van je collega's niet. Dat maakt worksharing veilig: het model kan niet door twee mensen tegelijk op hetzelfde onderdeel worden overschreven.

Voorwaarde is een gedeelde netwerkmap of Autodesk-clouddienst waar iedereen bij kan. Voor cloud-worksharing heb je BIM Collaborate Pro nodig; voor een lokaal netwerk volstaat een gedeelde schijf en de standaard Revit-licentie.

Zet worksharing aan via de knop Samenwerken op het tabblad Collaborate.

Open het projectbestand dat het centraal model wordt. Werk hierbij lokaal op een snelle schijf, niet direct op de server. Ga naar het tabblad Collaborate en klik in het paneel Manage Collaboration op de knop Collaborate.

In het dialoogvenster Collaborate kies je waar het model komt te staan:

• Within Your Network: het centraal model komt op een gedeelde netwerkschijf. Kies dit voor lokale server-samenwerking.
• In the Cloud (In BIM Collaborate Pro): het model gaat naar Autodesk Docs of BIM 360. Dit vereist een BIM Collaborate Pro-abonnement.

Klik op OK. Revit schakelt worksharing in en maakt automatisch twee standaardworksets aan. Het bestand dat nu open staat, is nog geen echt centraal model tot je het onder een nette naam opslaat op de netwerklocatie.

Collaborate (tab) > Manage Collaboration > Collaborate > Within Your Network > OK

Let op: worksharing inschakelen is een eenrichtingsactie. Zodra je op OK klikt, is het project voor altijd een workshared project. Wil je later toch weer een niet-gedeeld bestand, dan open je een kopie met Detach from Central en kies je dat de worksets worden weggegooid. Maak daarom een backup voordat je een bestaand solo-project omzet.

Kies tussen netwerk-worksharing en cloud-worksharing op basis van waar je team zit.

Er zijn twee manieren om het centraal model te delen. Network worksharing zet het centraal model op een gedeelde schijf binnen je eigen netwerk. Cloud worksharing zet het model in Autodesk Docs of BIM 360 en vereist een abonnement op BIM Collaborate Pro. Voor teams die verspreid werken of vanuit huis inloggen, lost de cloudvariant het probleem op dat een netwerkschijf traag of onbereikbaar is via VPN.

Technisch werken beide varianten hetzelfde: worksets, lokale modellen, lenen van elementen en Synchronize with Central gedragen zich gelijk. Alleen de plek waar het centraal model staat verschilt. Begin je klein op een lokaal netwerk, dan kun je later zonder het model opnieuw te bouwen overstappen naar de cloud.

Worksets verdelen het model in logische groepen die je apart zichtbaar of bewerkbaar maakt.

Een workset is een verzameling elementen, bijvoorbeeld alle buitengevels of de gehele constructie. Bij het inschakelen maakt Revit twee gebruikersworksets aan: Shared Levels and Grids (voor peilen en stramienen) en Workset1. Je opent en beheert ze via het tabblad Collaborate, paneel Manage Collaboration, knop Worksets.

Maak worksets aan die passen bij hoe het team het werk verdeelt. Veelgebruikte indelingen:

• Per bouwdeel: Gevel, Kern, Vloeren, Dak.
• Per discipline of gekoppeld model: Architectuur, Constructie, Gelinkte modellen.
• Per verdieping bij hoogbouw.

In het venster Worksets stel je per workset in of hij Editable (bewerkbaar door jou) is en of hij standaard zichtbaar is in nieuwe views. De actieve workset kies je in de statusbalk onderaan: elk nieuw element valt in die actieve workset, dus controleer die voordat je begint te tekenen. Vermijd het volledig bewerkbaar maken van een workset, want dan claim je alle elementen erin en kunnen collega's er niet bij.

Sla het centraal model met Opslaan als op de netwerklocatie op.

Nadat worksharing aanstaat, maak je het echte centraal model. Ga naar het toepassingsmenu (het Revit-logo linksboven) en kies Save As > Project. Blader naar de gedeelde netwerkmap waar iedereen toegang toe heeft.

Gebruik een naam die duidelijk maakt dat dit het centraal model is, bijvoorbeeld Kantoorpand_CENTRAL.rvt. Klik in het venster Save As op Options en controleer of Make this a Central Model after save aangevinkt staat. Klik daarna op Save.

Applicatiemenu > Save As > Project > (netwerkmap) > Options: Make this a Central Model after save > Save

Vanaf nu is dit bestand het centraal model. Belangrijke regel: open en bewerk dit bestand nooit rechtstreeks om in te tekenen. Als iemand direct in het centraal model werkt, ontstaan er conflicten en de gevreesde melding dat je niet naar het centraal model kunt opslaan. Hoe je dat oplost lees je in de gids over de Revit central model-fout en wat de melding betekent.

Elk teamlid opent het centraal model met Create New Local aangevinkt.

Teamleden tekenen niet in het centraal model maar in hun eigen lokale kopie. Om die te maken, kies je in het openingsvenster het centraal model en zorg je dat de optie Create New Local is aangevinkt (rechtsonder in het Open-venster). Klik op Open. Revit plaatst een kopie in je lokale gebruikersmap en opent die.

Voordat je een lokaal model maakt, stel je je gebruikersnaam in. Ga naar het applicatiemenu, Options > General, veld Username. Deze naam identificeert wie welk element bewerkt. Ben je aangemeld met je Autodesk-account, dan neemt Revit die accountnaam automatisch over. Zorg dat elk teamlid een unieke naam heeft: twee mensen met dezelfde gebruikersnaam veroorzaken synchronisatiefouten.

Je leent een element automatisch zodra je het selecteert en bewerkt.

Revit regelt eigendom op elementniveau. Zodra je een wand, deur of ander element bewerkt in je lokaal model, leen je dat element (element borrowing). Zolang jij het geleend hebt, kan niemand anders het wijzigen. Bij de eerstvolgende synchronisatie geef je het weer vrij.

Deze aanpak, lenen per element, is bijna altijd beter dan een hele workset bewerkbaar maken. Wil een collega een element bewerken dat jij hebt geleend, dan krijgt hij de melding dat het element in gebruik is en kan hij via Place Request een verzoek sturen. Jij ziet dat verzoek en kunt het element vrijgeven door te synchroniseren of via de knop Editing Requests.

De Worksharing Display-modi in de View Control Bar tonen visueel wie wat bezit: kies Checkout Status of Owners om per kleur te zien welke elementen van wie zijn. Dat helpt om te zien waarom een onderdeel op slot zit. Er zijn vier modi: Checkout Status (van jou, van anderen, vrij), Owners (naam van de eigenaar), Model Updates (wat sinds je laatste synchronisatie is gewijzigd) en Worksets (kleur per workset).

Een geleend element is iets anders dan een bewerkbare workset. Bij een geleend element bezit je alleen dat ene onderdeel; bij een bewerkbare workset claim je in een keer alle elementen erin. Daarom werkt lenen per element soepeler in een team: meerdere mensen kunnen tegelijk in dezelfde workset tekenen zolang ze niet exact hetzelfde element aanraken.

Synchronize with Central verstuurt jouw wijzigingen en haalt die van anderen op.

Met Synchronize with Central (SWC) push je je bewerkingen naar het centraal model en pull je de wijzigingen van collega's naar je lokaal model. Je vindt de knop op het tabblad Collaborate, paneel Synchronize. Er zijn twee varianten:

• Synchronize Now: synchroniseert meteen met de standaardinstellingen, zonder tussenvenster.
• Synchronize and Modify Settings: opent een venster waarin je een opmerking toevoegt en kiest welke worksets en geleende elementen je vrijgeeft.

Gebruik daarnaast Reload Latest (zelfde paneel) om de wijzigingen van anderen op te halen zonder de jouwe te versturen. Doe dat vlak voordat je aan een gevoelige bewerking begint, zodat je op de laatste stand werkt.

Verstandige ritmes uit de praktijk:

1. Sla je lokaal model elke 5 tot 10 minuten op met Ctrl+S.
2. Synchroniseer met centraal elke 30 tot 60 minuten of na een afgeronde taak.
3. Synchroniseer altijd voor het printen of exporteren, voor grote modelwijzigingen en aan het eind van de dag.

Doe een Save Local na een synchronisatie, zodat je lokale kopie de nieuwe centrale stand bevat. Sluit Revit netjes af met een laatste synchronisatie zodat je alle geleende elementen vrijgeeft en collega's er de volgende dag bij kunnen.

Wil je je geleende elementen teruggeven zonder je wijzigingen te versturen, gebruik dan het onderdeel Relinquish All Mine. Dat geeft alle worksets en elementen vrij die jij bezit maar die je nog niet hebt bewerkt. Handig als je per ongeluk een groot deel van het model hebt geclaimd door een workset bewerkbaar te maken. Bewerkte elementen kun je alleen vrijgeven door te synchroniseren.

Duidelijke afspraken over namen, worksets en synchronisatie voorkomen conflicten.

Worksharing valt of staat met teamdiscipline. Een paar afspraken die problemen voorkomen:

• Nooit in het centraal model tekenen. Iedereen werkt in een lokale kopie via Create New Local.
• Unieke gebruikersnaam per persoon. Dubbele namen zorgen voor eigendoms- en synchronisatiefouten.
• Vaste worksetstructuur. Spreek af hoe worksets heten en waar wat in komt, zodat de actieve workset altijd klopt.
• Geef geleende elementen vrij. Blijf niet met een half project in bezit staan; synchroniseer of relinquish.
• Detach voor externe kopieen. Wil je iemand een losse kopie sturen, open dan met Detach from Central zodat je het echte centraal model niet verplaatst.

Voor grotere teams biedt Autodesk de gratis add-in Worksharing Monitor, die live toont wie is aangemeld, wie synchroniseert en hoeveel geheugen het model gebruikt. Dat maakt het makkelijker om te zien waarom een collega een element vasthoudt. Wie na worksharing verder wil met bredere Autodesk-workflows, vindt in de gids over het maken van een corridor in Civil 3D een vergelijkbaar gestructureerde aanpak voor infra-modellen.

De officiele stappen staan in de Autodesk-documentatie over Enable Worksharing.

De meeste worksharing-problemen komen door verplaatste bestanden of dubbele gebruikersnamen.

Enkele situaties die vaak fout gaan en hun oorzaak:

Werk je met tijdelijke of gekochte Revit-licenties in een groter team, houd dan rekening met de licentievorm. In het overzicht over perpetual versus abonnement en welke softwarelicentie voordeliger is lees je wat dat betekent voor een team dat gedeeld aan een centraal model werkt.