PowerPoint-lettertypen insluiten zodat ze overal kloppen

Lettertypen insluiten voorkomt dat je presentatie verspringt op een andere computer

PowerPoint slaat standaard alleen de naam van een lettertype op, niet het lettertype zelf. Open je de presentatie op een computer die dat lettertype niet heeft, dan vervangt PowerPoint het door een ander. Regels verspringen, koppen lopen niet meer netjes en de uitlijning schuift. Door het lettertype in te sluiten reist het mee in het bestand en blijft de typografie overal gelijk, ook op de laptop van een collega of de presentatiecomputer in een zaal.

Insluiten is vooral nuttig als je een niet-standaard huisstijllettertype gebruikt en de presentatie deelt met mensen die dat lettertype niet hebben, of als je op een andere machine presenteert dan waarop je hem maakte. Gebruik je alleen standaardlettertypen die op elke computer aanwezig zijn, dan is insluiten meestal overbodig en vergroot het alleen je bestand zonder winst. De keuze om in te sluiten hangt dus af van waar en door wie de presentatie wordt geopend.

Bij een ontbrekend lettertype kiest PowerPoint zelf een vervanger, en die keuze pakt zelden gunstig uit. Een smal, strak lettertype wordt bijvoorbeeld vervangen door een breder standaardlettertype, waardoor titels over twee regels lopen en tekstvakken overvol raken. Op een presentatiecomputer in een zaal merk je dat pas op het moment dat je voor publiek staat. Insluiten neemt die onzekerheid weg, omdat het originele lettertype dan gegarandeerd meekomt.

Sluit lettertypen in via Bestand, Opties, Opslaan in Windows

In PowerPoint voor Windows zit de instelling in de opslagopties, niet in het opslagvenster zelf. Dat maakt hem makkelijk te missen, want in het dialoogvenster Opslaan als vind je hem niet.

1. Klik op Bestand > Opties.
2. Kies links Opslaan.
3. Vink onderaan Lettertypen in het bestand insluiten aan.
4. Kies subset of alle tekens (zie de volgende sectie).
5. Klik op OK en sla de presentatie op als .pptx.

Bestand  ->  Opties  ->  Opslaan  ->  Lettertypen in het bestand insluiten

De instelling geldt vanaf dat moment voor het huidige bestand. Sla je op onder een oud formaat, dan kan PowerPoint ingesloten lettertypen laten vallen; houd het daarom bij het moderne .pptx-formaat. Wil je de instelling voor elke nieuwe presentatie, dan blijft het vinkje in de opties staan zolang je hem niet uitzet, dus dat hoef je maar een keer te doen.

Merk je dat het insluiten niets lijkt te doen, controleer dan of je daadwerkelijk als .pptx opslaat en niet als .ppt of een sjabloon. Alleen het moderne formaat bewaart de ingesloten lettertypen betrouwbaar. Sla je per ongeluk op in een compatibiliteitsformaat, dan verdwijnen de lettertypen zonder waarschuwing en verspringt de opmaak alsnog op de andere computer.

Sluit lettertypen in via Voorkeuren op de Mac

In PowerPoint voor Mac staat de optie op een andere plek. Recente versies ondersteunen insluiten; hele oude versies deden dat niet en konden ingesloten lettertypen soms ook niet weergeven.

1. Klik in de menubalk op PowerPoint > Voorkeuren.
2. Kies Opslaan.
3. Vink Lettertypen in het bestand insluiten aan.
4. Sluit het venster en sla de presentatie op als .pptx.

Werk je in een gemengde omgeving met Windows en Mac, controleer dan of de ontvangende kant ook een versie draait die ingesloten lettertypen weergeeft. Een op Windows ingesloten lettertype verschijnt niet altijd correct in een oudere Mac-versie. Bij twijfel is een pdf de veiligste manier om de opmaak te bevriezen, ongeacht het besturingssysteem van de ontvanger, want een pdf toont overal exact dezelfde letters.

Test het resultaat als het kan op een tweede computer voordat je de presentatie echt nodig hebt. Kopieer het ingesloten bestand naar een usb-stick of stuur het naar jezelf, open het op een machine zonder jouw lettertypen en controleer of de dia's er identiek uitzien. Zo weet je zeker dat het insluiten is gelukt en sta je niet voor een verrassing op het moment dat je moet presenteren.

Kies bewust tussen subset en alle tekens

Bij het insluiten kies je tussen twee opties. Het verschil bepaalt de bestandsgrootte en of anderen de tekst nog kunnen bewerken.

Subset houdt het bestand klein en is ideaal als de ontvanger alleen kijkt of presenteert. Kies alle tekens als iemand de tekst nog moet aanpassen en daarbij letters kan invoeren die jij niet gebruikte, want die ontbreken anders in de subset. Een presentatie die door meerdere mensen wordt bewerkt, is dus gebaat bij alle tekens, ondanks het grotere bestand. Twijfel je, kies dan subset voor verzenden en alle tekens alleen voor een bestand dat nog rondgaat ter bewerking.

Er zit nog een addertje onder de subset-optie. Zodra iemand een ingesloten subset-lettertype in de presentatie probeert te bewerken en een teken typt dat niet in de subset zit, kan PowerPoint dat teken niet in het juiste lettertype tonen. Voor een bestand dat je alleen laat bekijken speelt dat niet, maar voor een sjabloon dat door anderen wordt ingevuld is het een reden om alle tekens te kiezen, ondanks de grotere omvang.

Controleer welke lettertypen je gebruikt voor je verstuurt

Voordat je insluit, is het handig te weten welke lettertypen in je presentatie zitten. Zo voorkom je verrassingen bij de ontvanger. Via Start > Vervangen > Lettertypen vervangen zie je in de vervolgkeuzelijst alle lettertypen die in het bestand voorkomen. Staat daar een onbekend of niet-standaard lettertype tussen, dan is dat de kandidaat om in te sluiten of te vervangen.

In hetzelfde venster kun je een lettertype in een klap door een ander vervangen. Dat is nuttig als je merkt dat een dia een lettertype gebruikt dat niet insluitbaar is: vervang het door een vergelijkbaar lettertype dat wel meekan. Werk daarna de dia's na, want een vervanging kan de regelafbreking iets verschuiven en een enkele kop op een tweede regel duwen.

Houd ook rekening met lettertypen in ingevoegde objecten. Tekst in een SmartArt, een grafiek of een gegroepeerd tekstvak gebruikt vaak hetzelfde lettertype als de rest, maar afbeeldingen met tekst erin bevatten geen echt lettertype en veranderen niet mee. Wie zeker wil zijn dat elk woord op het scherm klopt, controleert daarom niet alleen de gewone tekstvakken maar ook de objecten op de dia's.

Wat te doen als insluiten niet lukt

Soms verschijnt de melding "Sommige lettertypen kunnen niet met de presentatie worden opgeslagen". Dat betekent dat het lettertype een insluitbeperking heeft: de licentie van het lettertype staat insluiten niet toe. Dit is een eigenschap van het lettertype zelf, niet van PowerPoint, en je kunt die vlag niet omzeilen.

• Insluitbare lettertypen: alleen TrueType- en OpenType-lettertypen met een toestaande licentievlag kunnen worden ingesloten.
• Beperkte lettertypen: lettertypen met de vlag "insluiten niet toegestaan" weigert PowerPoint mee te nemen.
• Oudere lettertypen: PostScript Type 1-lettertypen kunnen niet worden ingesloten; alleen TrueType en OpenType werken.
• Standaard systeemlettertypen: algemene lettertypen zoals Arial en Calibri sluit PowerPoint bewust niet in, omdat vrijwel elke computer ze al heeft.

Loop je tegen een beperkt lettertype aan, vervang het dan door een vergelijkbaar lettertype dat insluiten wel toestaat, of gebruik een van de alternatieven hieronder. Microsoft beschrijft de voorwaarden en de waarschuwing in de officiele uitleg over aangepaste lettertypen insluiten.

Twijfel je of een specifiek lettertype insluitbaar is, dan kun je dat vooraf nagaan. Zoek het lettertype op in de map met lettertypen op je systeem en bekijk de eigenschappen; sommige installatieprogramma's en lettertypebeheerders tonen daar de insluitrechten, meestal aangeduid als installeerbaar, bewerkbaar, alleen weergeven en afdrukken, of beperkt. Alleen de eerste twee laten volledige insluiting toe. Weet je het niet zeker, dan is een korte proef, insluiten en op een andere machine openen, de snelste manier om uitsluitsel te krijgen.

Alternatieven als insluiten geen optie is

Kan of wil je niet insluiten, dan zijn er andere manieren om je opmaak te behouden. Kies de aanpak die past bij wat de ontvanger met het bestand moet doen.

• Exporteer naar pdf: via Bestand > Exporteren maak je een pdf waarin de opmaak vastligt. Handig als de presentatie alleen bekeken hoeft te worden en niet bewerkt.
• Installeer het lettertype op de doelcomputer: als je toegang hebt tot de machine waarop je presenteert, installeer daar dan hetzelfde lettertype, dan is insluiten overbodig.
• Kies een standaardlettertype: gebruik een lettertype dat op vrijwel elke computer aanwezig is, zoals Arial of Calibri, dan verspringt er niets en hoef je niets in te sluiten.

Presenteer je vanaf een usb-stick op een vreemde computer, overweeg dan de presentatie in te pakken. Bij oudere versies heette dat Verpakken voor cd; het idee is dat PowerPoint de gebruikte lettertypen en gekoppelde bestanden meekopieert naar een map. Bestaat die optie in jouw versie niet meer, dan zijn een ingesloten .pptx en een pdf samen de veiligste combinatie: de pdf als terugval voor het geval de doelcomputer het bestand niet goed opent.

Deze afwegingen lijken op andere keuzes rond software en licenties, waarbij de licentievorm bepaalt wat je met een bestand of programma mag. Wil je begrijpen hoe licenties per uitgave verschillen, lees dan het verschil tussen OEM-, retail- en volumelicenties. En zorg dat je Office-bestanden foutloos blijven; loop je in Excel tegen een Excel #VERW! (#REF!) fout aan, dan los je die met dezelfde nauwkeurige aanpak op.